Su software actual registra el canon completo como venta. Por eso factura de más, declara sobre plata que nunca fue suya, y cada mes toca reconstruir en Excel a quién le pertenece cada peso. Mandatool parte el recaudo en el momento en que entra.
Las tres cintas están dibujadas a escala: el ancho es el valor. Esa astilla azul es todo lo que le pertenece a la inmobiliaria, y por eso su factura electrónica sale por $192.000, no por $2.400.000. El resto nace como pasivo, con su auxiliar por propietario, desde el segundo en que entra.
Cartera, ocupación, flujo de caja y rentabilidad salen del mismo asiento que registró el recaudo. No hay un informe que alguien arma aparte: es el mismo dato, mirado de otra manera.
Los ocho contratos con más de noventa días ya tienen su aviso a la afianzadora enviado dentro del plazo, con constancia. Ese es el dato que salva la reclamación.
Rotación media de 19 días entre la entrega y el siguiente contrato firmado.
| Inmueble | Concepto | Canon | Comisión | Retención | Neto |
|---|---|---|---|---|---|
| Apto 502, Torre B50 % participación · AR-0417 | Canon septiembre | 1.200.000 | −96.000 | −36.240 | 1.067.760 |
| Local 3, C.C. Andino100 % · AR-0298 | Canon septiembre | 3.400.000 | −272.000 | −102.680 | 3.025.320 |
| Local 3, C.C. AndinoReparación hidráulica · OT-1142 | Cargo a propietario | — | — | — | −214.140 |
| Casa 12, Villa del Sol100 % · AR-0355 · mora 14 días | Canon septiembre | 1.850.000 | pendiente | — | 0 |
Un solo giro consolidado, con el desglose por unidad dentro del mismo comprobante. Lo que no se recaudó no se gira, y queda visible por qué.
La inmobiliaria administra plata que no es suya. Ningún software contable de propósito general modela esa relación, y por eso todos terminan en el mismo sitio: una hoja de cálculo paralela que alguien cuadra a mano el último día del mes.
No son seis módulos que alguien conecta después. Es una sola transacción que el sistema descompone en el momento del registro, y de la que cuelga todo lo demás.
El contrato genera el cargo del mes con el canon vigente, incluyendo el incremento por IPC ya aplicado en su fecha de aniversario.
Entra por transferencia, PSE, o recibo de caja si es efectivo. Se concilia contra lo esperado y se etiqueta con su cuenta de origen.
El valor se parte en pasivo al propietario, comisión de la inmobiliaria y retenciones. Un solo asiento, sin intervención manual.
Cada propietario tiene su cuenta corriente: recaudado, descontado, retenido, girado y saldo. Con prorrateo si el inmueble tiene varios dueños.
Pago consolidado por propietario aunque tenga cinco inmuebles, con el desglose por unidad dentro del mismo comprobante.
Factura DIAN por la comisión, certificado de retención por agente retenido, e informe anual de rentabilidad neta para su declaración.
Todo lo que toca dinero es indivisible y viene en el núcleo. Lo que depende de un tercero —DIAN, certificadora, WhatsApp, portales— se conecta y se cobra por consumo.
Ninguno es raro. Todos aparecen en una inmobiliaria con más de cincuenta unidades, y todos están en el modelo de datos desde la primera línea de código.
Se prorratea primero y se retiene después, por cada copropietario. Cuenta corriente separada aunque compartan el inmueble.
Se cierra su período, queda un titular provisional para la sucesión, y el recaudo no se detiene meses esperando.
El contrato de arriendo sigue. Períodos de titularidad con fecha, y certificados prorrateados por días para cada dueño.
El titular fiscal y quien recibe el giro son personas distintas. Tarifa de no residente aplicada sola, poder con vigencia controlada.
Varias inmobiliarias en un negocio, cada una con su porcentaje. El CRM guarda quién trajo al comprador por si hay disputa.
La mora se lee por persona, no por contrato. Si falla en uno, los otros se marcan antes de que el problema crezca.
Se pausa la causación sin cerrar el contrato. La reparación es cuenta por cobrar a la aseguradora, no gasto del propietario.
Recaudo en cuenta personal, tratado igual como pasivo de terceros. Y transición a persona jurídica sin perder el histórico.
Una inmobiliaria de cuarenta inmuebles no puede pagar lo mismo que una de ochocientos. El núcleo completo va en todos los planes: lo que cambia es el volumen.
No hay que migrar toda la operación el primer día. Se entra por el ciclo del canon, que es lo que hoy se cuadra a mano, y el resto entra por fases.
Inmuebles, terceros, contratos, causación, recaudo, desagregación, subledger y giro.
Facturación DIAN, certificados, comisiones de asesores y liquidación de contratos completa.
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